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年次有給休暇について~年次有給休暇管理簿ひな形


年次有給休暇管理簿は3年間保存

2019年4月1日以降、10日以上の年次有給休暇が付与される労働者に対して使用者は年5日間の指定が義務付けられます。

また、使用者は労働者毎の年次有給休暇管理簿を作成し、3年間保存することが求められます。

 

年次有給休暇の管理簿

そもそも有給休暇の付与日数や消化日数の管理さえしていなかった…という場合、2019年4月に備えてまずは年次有給休暇の管理簿を作成することから始めてください。

 

年次有給休暇管理簿(Excel)はこちら
※各書式はサンプルですので、ご利用にあたっては関係法令等をご参照の上、各社の状況に応じて変更してご使用ください。
なお、掲載する書式集を使用しての一切の責は当事務所では負いかねますのでご了承ください。

Excelの黄色枠内に入社日や有給休暇の使用日を入れると、法定の付与日や付与日数、使用期限(時効)、残日数が簡単に確認できるようになっています。

半日や時間単位取得、フルタイム労働者以外の場合はExcelを編集してご利用ください。

有給休暇の管理で気を付けること

有給休暇の管理で気を付けないといけないことは、使用日と時効の管理です。
(慣れていないと意外と面倒です。。)

従業員数が数十名いる場合は有料ソフトを入れたほうが効率化が図れていいと思いますが、数名程度であればExcel管理で十分かと思います。

Excelも使いなれていない・・という場合は、こちらのpdfで手書きで管理していただくと良いと思います。

年次有給休暇管理簿 (pdf用)はこちら

また、北海道労働局HPに参考様式がありました。ご参照ください。

(佐藤)

年次有給休暇~斉一的付与制度とは?


年次有給休暇の付与日を統一する「斉一的取扱い」

従業員の入社日がバラバラだと年次有給休暇の付与日もバラバラになるため、使用者は管理が煩雑になると思います。
そこで、年次有給休暇は従業員全員の付与日を統一する「斉一的取扱い」という方法が認められています。

気を付けるポイント

通達(基発0331第14号)で以下のような留意点が示されています。

・法定の基準日以前に付与する場合、年次有給休暇の付与要件である8割出勤の算定は、短縮された期間は全期間出勤したものとみなすこと。
・次年度以降の年次有給休暇の付与日についても、初年度の付与日を法定の基準日から繰り上げた期間と同じ又はそれ以上の期間、法定の基準日より繰り上げること。

どういうことかというと・・・

(例)
4/1を付与日(基準日)として統一する場合

4/1入社のは1日も出勤していませんが、「短縮された期間は全期間出勤したものとみなす」ので10日付与の対象になります。
3/1入社の人の出勤率を以下のように算出して、出勤率が8割以上であれば4/1に付与します。

【基準日よりも過去】通常の出勤日数を数える…3/1~3/31
【基準日以降】全期間出勤したものとみなす …4/1~8/31

◎出勤率の計算方法
出勤率=【出勤日数(算定期間の全労働日のうち出勤した日数)】÷【全労働日(算定期間の総暦日数から就業規則で定めた休日を除いた日数)】

※出勤日数には、遅刻・早退した日は含めて、休日出勤した日は除きます。また、次の取扱いに注意してください。

・全労働日の日数から除外(分母の日数を減らす)
(1)使用者の責に帰すべき事由によって休業した日
(2)正当なストライキその他の正当な争議行為により労務が全くなされなかった日
(3)休日労働させた日
(4)法定外の休日等で就業規則等で休日とされる日等であって労働させた日

・出勤日数として取り扱う(分子の日数を減らさない)
(1)業務上の負傷・疾病等により療養のため休業した日
(2)産前産後の女性が労働基準法第65条の規定により休業した日
(3)育児・介護休業法に基づき育児休業または介護休業した日
(4)年次有給休暇を取得した日

付与日と付与日数

ここで疑問になるのは、すべての社員(フルタイム)に入社後4/1に10日付与すればいいのか?ということですが、良く考えると法定を下回るケースがでてしまいます。。。

 

【OK】10/1~4/1入社の社員…4/1に10日付与すれば、法定(入社から半年で10日付与)を下回らない。
【NG】4/2~9/30入社の社員…4/1に10日付与だと半年以上経過するので、法定(入社から半年で10日付与)を下回る。

そこで考えられるのが、
【パターン1】すべての社員に入社日に10日支給し、基準日には出勤率を算定したうえで11日付与する。
【パターン2】入社から基準日まで6か月を超える社員には入社日に10日支給する。
など。。

ただ、【パターン2】だと入社日の違いですぐに使える有給休暇の日数に差がでてしまい、社員が不公平と感じると思います。
不公平感をなくすため、入社日に10日付与しない社員には入社日に応じて比例付与する…と配慮するなど、従業員の代表者等と協議をして会社の実状に合った取扱いになるよう工夫が必要です。

分割付与

分割付与は、10日のうち何日かを繰り上げて付与することです。

例えば4/1に入社した社員に入社時に5日、半年後の10/1に5日(法定の10日―既に付与した5日)付与することもできます。

このケースで気を付けなければいけないことは、通達の「次年度以降の年次有給休暇の付与日についても、初年度の付与日を法定の基準日から繰り上げた期間と同じ又はそれ以上の期間、法定の基準日より繰り上げること。」です。

上記例ですと、次年度の付与日は本来翌年10/1ですが、初年度に10日のうち5日分について6箇月繰り上げているので、同様に6箇月繰り上げて、4月1日に11日付与する場合などが考えられます。

 

(佐藤)

年次有給休暇について~年5日の取得が義務化!


使用者は年5日間の指定が義務

2019年4月1日以降、10日以上の年次有給休暇が付与される労働者に対して、使用者は年5日間の指定が義務付けられます。

(罰則付き。労働基準法第120条)

2019年4月1日以降に変わる事って?

10日以上の年次有給休暇が付与される労働者に対して、使用者は年5日の有休を『使用させる(消化させる)』ことが義務になります。

いままでは有休が付与されていても「1日も使ったことがない…」「使わないまま退職した…」なんてことが当たり前でしたが、それがNGになります。

10日以上の年次有給休暇が付与される労働者とは

では、10日以上の年次有給休暇が付与される労働者とはどういった人でしょうか。

・フルタイム労働者
・週の所定労働時間が30時間以上
・週の所定労働日数が5日以上
・週の所定労働日数が4日で勤続年数3.5年以上
・週の所定労働日数が3日で勤続年数5.5年以上

細かく記載しましたが、要するに『フルタイムで働いている』『フルタイムではないけど社会保険に加入する程度働いている』『週3~4日くらいの勤務だけど勤続年数が長い』従業員は、対象になっている可能性があるということです。

いつからいつまでに有休を使用させればいいの?

「年5日間の指定」の「年」の起算日は、「付与した日」です。

【例。4/1入社の場合】

…付与日は10/1なので、10/1~翌年9/30までの間に年5日消化させる必要があります。


中途採用をしていると入社日はバラバラだと思うので、使用者は管理が煩雑だと思います。付与日がバラバラだと管理が大変で困る・・・という場合、斉一的付与制度の導入をお勧めします。

斉一的付与制度について詳しくはこちら

取得義務への対応

では具体的にどのように有給休暇を使用させればいいのでしょうか。
大きく3パターンに分かれると思います。

①労働者本人の時期指定による付与

労働者本人が時期指定をする、いままで通りの原則です。

既に有休消化率が高く、『対象の従業員すべてが年5日以上消化できているような環境』であれば①で良いと思います。(恐らく既に有給休暇が使用しやすい職場環境が整っていると思います。)

使用者は

・付与日~1年間に年5日消化できているか管理

・取得期限の○か月前になっても消化できていないようであれば本人に声かけをして確実に消化して貰う

ようなルールにすると良いと思います。

②労使協定締結による計画的付与

有休消化率が低く、ほとんどの従業員が取得できていない環境であれば②をお勧めします。

就業規則に計画的付与について定めて労使協定も結ぶ必要がありますが、付与した有給休暇のうち5日を超える日数について『事業場全体による一斉付与』や『班別付与』『個人別付与』ができます。

③労働者本人の希望を聞いたうえで使用者による時期指定

今回の改正のポイントです。『使用者が労働者に取得時期の意見を聴取』し、『労働者の意見を尊重して使用者が取得時期を指定』します。

労働者から有休の取得の申出がしずらい職場環境でも、『使用者が労働者に意見聴取』をして『休ませなければいけない(義務)』というのがこれまでとの大きな違いです。

「取得期限の1ケ月前に5日消化できていないことに気付いた・・!」となると、実際、仕事を回すのが困難になると思います。

年単位や数カ月単位であらかじめ年次有給休暇取得日の計画をたてるか、取得期限の○か月前になったら労働者に意見聴取をする、といったルールを会社で定めると良いと思います。

年次有給休暇の管理簿

「そもそも有給休暇の付与日数や消化日数の管理さえしていなかった・・」という場合、2019年4月に備えて、まずは年次有給休暇の管理簿を作成することから始めてください。

⇒年次有給休暇の管理簿について詳しくはこちら

その他、有給休暇の付与をする条件として、
・付与する日の直前1年間(最初の付与は直前6カ月間)の出勤率が8割以上
・業務上の療養のための休業期間、産休・育休期間、年休をとった日は出勤日として考える
といった従前からのルールもあります。

 

使用者や担当者はいまいちど有給休暇について確認しておくことをお勧めします。

有給休暇ハンドブック(厚生労働省)

 

(佐藤)

【労働者派遣事業】特定からの切り替えについて


特定からの切り替え申請の受理が終了

今月末をもって、特定からの切り替え申請の受理が終了します。
特定の会社のうち、4割ほどが切り替えを済ましているようです。

既に各労働局でも対応が変わり、財産要件の確認をして、他の書類は受理時に内容の確認をせずに、受取り、10月以降にすべての書類の審査をするようにしている労働局もあるようです。

ある労働局では、10月以降に切り替えが済んでいない会社をひとつひとつ調査をして、派遣契約ができない会社がどのような実態で、請負先(元派遣先)で業務をしているかを確認するようです。

特に6月の報告で実績がある会社は、おそらく調査が入ると思われます。

現在、当事務所では、下記の方々からのお問い合わせをとても多くいただいております。

1、切り替え申請後、わからないことが多い

切り替え申請後、キャリア形成(教育訓練)の進め方や個別契約書、派遣元管理台帳などの書類について、わからないことが多い
⇒もしかしたら、労働局に出しているキャリア形成の計画を再度作成しなおす必要があるかもしれません。

また個別契約書等の書類も私が多くの派遣会社にお客様を見させていただいた限りでは、9割以上の会社で間違った記載になっています。(派遣先が大手の会社でも9割間違っています)

 

2、新規で許可申請を考えている
⇒もし派遣の経験がなく、事業をされようと思っていましたら、法律も面倒ですが、労働局のチェックも厳しいものと思っていただいて慎重に行動されることをお勧めいたします。

ご不明な点がございましたら、ぜひお問い合わせをくださいませ。

(柚原)

【労働者派遣事業 】許可申請・個別説明会(無料) 


下記の日時で行っています。

(日時が合わない場合は、その旨をご連絡お願い致します。調整させていただきます。)

「キャリア形成(教育訓練)」や「事務所要件」「財産要件」など、労働局が作成しているマニュアルでは掲載していないことがありますので、なるべく無駄なく、申請ができるよう説明をさせていただきます。

首都圏(赤坂オフィス)

9月28日(金)
9時~受付終了 11時~ 13時~ 15時~ 17時~ 19時~

東北(仙台オフィス)

10月2日(火)
9時~ 11時~ 13時~ 15時~ 17時~ 19時~

 

・費用は無料です。
・ご持参いただくものは、お申し込み後連絡致します。
・1時間ほどかかります。
・不明点等ご相談ください。

下記まで、メールかお電話でお問い合わせをお願い致します。

お問い合わせはこちらから

調査について~労働者派遣事業


各都道府県によって事業所における調査の方法や流れが異なります。
当事務所で分かっている調査内容について、記載しました。(変更されることもあります。気になる方は、こちらまでお問い合わせください。)

通常、調査は以下のケースにあります。
1、実地調査 派遣事業所が移転や追加されたり、特定からの切替時にされます。部屋の中の配置や個人情報の取扱いについて、調査されます。
2、定期指導 派遣事業が適正に行われているかどうか。派遣個別契約書、派遣元管理台帳、就業条件通知書などの書類の確認、実態として派遣事業が適正に行われているかどうか。
3、問題が起きた際の調査 派遣従業員から労働局への告発など問題発生した際の調査

下記では、特定からの切替時の調査について記載いたします。
東京都 上記1を切替申請後、1か月以内に通常行われます。実際は15分ほどです。許可に影響あり。2については、4年に1回は行われるので、切替時というわけでないので許可に影響なし。
埼玉県 東京都とほぼ同じ
千葉県 上記1,2を切替申請後、1か月から2か月の間に行われます。1は許可に影響ありますが、2は許可の時期には影響ないが、是正されるまで報告必要。
神奈川県 千葉県と同じ
宮城県 上記1,2を切替時申請後に、1か月後から2か月の間に行われます。1,2とも許可に影響あり。
岩手県 宮城県と同じ 

他の都道府県の方もお問い合わせいただければ、調べてお知らせ致します。

 

 

 

 

 

日雇い派遣について~労働者派遣事業


日雇い派遣は、平成24年10月1日から原則禁止になっています。
あくまでも原則禁止なので、例外もあります。
例えば、
①派遣会社との労働契約期間が31日以上であれば、問題ありません。ただし、週20時間以上の勤務が実態としてないと日雇いと見なされます。
②以下の方々が派遣労働者になる場合は、日雇いになりません。
1.60歳以上の方
2.昼間に通学されている学生
3.副業として働く年収500万以上の方
4.世帯収入が500万以上で主たる主計者でない方
③ソフトウェアの開発など一部、職種によっても例外があります。
ここで、気になるのが、週20時間未満だと日雇い派遣とみなされることです。もし短時間勤務の派遣を考えるときは気をつけてください。

キャリア形成について~労働者派遣許可~


労働者派遣の許可申請をする皆さんが一番困っていること。。

これから切替や新規で労働者派遣の許可申請をする皆さんが一番困っていて、相談件数が多いのが≪キャリア形成について≫です。

特定派遣をしている皆さんには、よく、『今更なにを教えないといけないのか・・・』と言われます。

 

共通して言えることですが、皆さんすごく難しくキャリア形成について考えているようです。

もちろん、派遣従業員さんの教育はとても必要ですし、許可を取れるように考える必要はあります。

 

そこで、当事務所では

◆許可が取れる

さらに

◆『時間』も『教育訓練に関する費用』もあまりかからない

ような方法を提案しています。

 

こちらからキャリア形成について説明することで、お客様は10分ほどで問題解決されています。

 

これから労働者派遣の切替や新規の許可申請をする方で、キャリア形成についてお悩みの場合はお問い合わせください。

(柚原)

 

関連:申請期限が近づいています~労働者派遣事業 許可申請代行プラン~

職務代行者について~労働者派遣許可~


『職務代行者』とは

労働者派遣許可申請で、特定派遣からの切替の際、新たに『職務代行者』を選任する必要があります。

職務代行者は、『派遣元責任者がやむを得ず業務を行えない時に、職務を代わりに行う方』です。

(注)派遣元責任者:読んで字のごとくですが、派遣元の責任者です。派遣社員へ就業に関する労働条件の明示、派遣元管理台帳の作成、派遣社員への助言・指導・苦情処理などを行います。

もう少し詳しく説明しますと、職務代行者は、

『派遣元責任者がクレーム処理や営業などで事務所を留守にする際に、事務所にいて、派遣に関する事務をする方』

といっていいでしょう。

職務代行者に誰がなるか

職務代行者は、派遣元責任者と異なり、講習を受ける必要はありませんし、労務管理の経験も不要です。

また、通常、個人情報を取り扱いますので、内勤の事務や、総務の担当者がなることが多いです。

事務の従業員がいない場合・・・

ここで困るのが『事務の従業員を雇っていない小規模の事業者』の方々です。

そもそも事務の従業員を雇わずに、今まで事業をされていた小規模の事業者は多くいらっしゃいます。

そこで皆さんが考えることは『家族が職務代行者になること』です。

家族が職務代行者になる場合に確認すること

家族が職務代行者になる場合、以下2点を確認する必要があります。

1.雇用保険の加入

事業主の同居の親族は、原則として、雇用保険に加入することができません。

雇用保険法では、『申請して問題がなければ事業主の同居の親族も加入できる』と定められていますので、必ず加入する必要はありません。

労働局によっては、加入するように言っているところもありますが、間違いといっていいと思います。

2.社会保険の加入

正社員の4分の3以上勤務している場合、加入する必要があります。

多くの会社では、週40時間が所定労働時間ですので、週30時間以上勤務していると加入する必要があります。

職務代行者はどれくらい勤務しないといけないのか?

それでは、果たして、職務代行者は週何時間は勤務しないといけないのでしょうか。

実は、明確な時間の定めは特に決まっていません。

そのため(これも労働局によって回答が異なりますが)、派遣元責任者の職務を代行できるのではあれば『勤務時間は問わない』ということになります。

ただ、常識的に考えて、週20時間未満などは職務を全うすることが難しいのではと思われ、労働局から指導が入る可能性があります。

実態が伴っていることは当然必要です。

今までの経験上、職務代行者については、労働局の担当官から特に問われることはありませんでした。

しかし、「本当に職務を代行できているのか?」と問われた場合、

『実は事務所に来ていなかった』とか『派遣のことは全く理解していない』ということでは、やはり指導の対象になると思います。

特に家族がなる場合、労働局の担当者にも「名目上なってるだけではないか?」と思われます。

 

ご家族がなることに関しては全く問題ないのですが、実態が伴っていることは当然必要です。

労働局も、今後、確認していくこともあるのではないかと思われます。

以上のことは、個々のケースによって異なることもあり得ます。

 

疑問等ございましたら、管轄の労働局か当事務所までお問い合わせください。

(柚原)

関連:申請期限が近づいています~労働者派遣事業 許可申請代行プラン~

 

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