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【労務管理】時間単位の年次有給休暇

時間単位の年次有給休暇制度とは

年次有給休暇は、労働基準法で定められている休暇で、一定期間勤続した労働者に与えられるものです。
心身の疲労を回復し、生活にゆとりを持てるようにすることを目的としており、休んでも賃金が支払われます。

参考 年次有給休暇について~年次有給休暇管理簿ひな形 

本来は「日単位」でまとめて取得することが年次有給休暇の制度趣旨ですが、実際にはなかなか長期休暇を取りにくく、取得率の低さが課題でした。
そこで2010年から、労使協定を結ぶことで「時間単位」で年休を取得できる仕組みが導入されました。時間単位で年休が取れることで、通院や行事への参加、介護など、労働者がさまざまな事情に応じて柔軟に休暇を取得できるようになります。

労働基準法(年次有給休暇)
第39条 使用者は、その雇入れの日から起算して六箇月間継続勤務し全労働日の八割以上出勤した労働者に対して、継続し、又は分割した十労働日の有給休暇を与えなければならない。
(中略)
④ 使用者は、当該事業場に、労働者の過半数で組織する労働組合があるときはその労働組合、労働者の過半数で組織する労働組合がないときは労働者の過半数を代表する者との書面による協定により、次に掲げる事項を定めた場合において、第一号に掲げる労働者の範囲に属する労働者が有給休暇を時間を単位として請求したときは、前三項の規定による有給休暇の日数のうち第二号に掲げる日数については、これらの規定にかかわらず、当該協定で定めるところにより時間を単位として有給休暇を与えることができる。
一 時間を単位として有給休暇を与えることができることとされる労働者の範囲
二 時間を単位として与えることができることとされる有給休暇の日数(五日以内に限る。)
三 その他厚生労働省令で定める事項

時間単位の年次有給休暇の特徴

時間単位の年次有給休暇の特徴は次のとおりです。

  • 年間で 5日分以内 まで取得可能
  • 単位は 時間単位(分単位は不可)
  • 賃金の計算方法を就業規則に明記する必要あり
  • 使用者の時季変更権は認められるが、労働者の申請を「日単位⇔時間単位」に変えることはできない
  • 計画的付与の対象にはできない

参考 【労務管理】年次有給休暇の計画的付与 

時間単位の年次有給休暇の繰り越しと管理

年次有給休暇は2年で時効となるため、1年で使いきれなかった分は翌年に繰り越されます。
時間単位で使うと「日+時間」の形で残るため、管理が少し複雑になります。

例:所定労働時間8時間の場合
2025年度:付与10日
利用状況:日単位で5日+時間単位で5時間取得
翌年への繰越:4日+3時間

この場合、翌年に時間単位で取得できるのは「繰越分の3時間+翌年分の40時間」で43時間…?と考えがちですが、法律上「時間単位で使えるのは年間5日分(40時間)」までなので注意が必要です。

時間単位の年次有給休暇制度を導入する方法

時間単位の年次有給休暇制度を導入するためには、次の2点が必要になります。

  1. 就業規則への記載
  2. 労使協定の締結

就業規則への記載

就業規則は職場のルールブックであり、労働者に指示をする際の根拠にもなります。
制度を導入する際には、対象者や取得単位、賃金の計算方法などを規定する必要があります。

就業規則への記載例(テンプレート)

就業規則への記載例(テンプレート)のダウンロードはこちらから↓↓

労使協定の締結

労使協定では次の4つの内容を定めます。

1.対象労働者の範囲

事業の正常な運営と調整を図る観点から、一部の労働者を対象外とすることはできます。
取得目的などによって対象範囲を定めることはできません。

○ 工場のラインで働く労働者を対象外にする⇒事業の正常な運営が妨げられる場合はOK。
× 育児を行う労働者に限る⇒取得目的による制限なのでNG。

2.時間単位で与えることができる日数

年に5日以内で定めます。

3.1日分の年休に相当する時間数

1日分の年次有給休暇の時間数を、所定労働時間数を基にして定めます。
所定労働時間に端数がある場合は時間単位に切り上げます。

(例)1日の所定労働時間が7時間30分の場合
…7時間30分⇒1時間未満の端数を切り上げて1日8時間
…時間単位の年次有給休暇を5日分とする場合、8時間×5日=40時間分

また、日によって所定労働時間数が異なる場合は、1年間の1日平均所定労働時間数に基づいて定めます。
1年間の1日平均所定労働時間数も決められていない場合は、決められている期間における1日平均所定労働時間数を基にして定めます。

4.取得単位

1時間以外の時間を単位とする場合は、2時間、3時間など定める単位の時間数を記入します。
ただし、1日の所定労働時間を上回ることはできません。

労使協定の記載例(テンプレート)

労使協定の記載例(テンプレート)テンプレートのダウンロードはこちらから↓↓

【労務管理】年次有給休暇の計画的付与

年次有給休暇の計画的な付与が魅力的な理由

 年次有給休暇の計画的な付与が、事業主にも従業員にも魅力的な理由について考えてみたいと思います。

従業員の定着率向上や、従業員エンゲージメントの向上

 人手不足で求人をかけてもなかなか応募が集まらない今、既存の従業員の定着率向上や、従業員エンゲージメント(「会社に貢献したい」という従業員の自発的な意欲)の向上を課題としている経営者や人事担当者も多いと思います。

 商工中金の「中小企業の従業員エンゲージメントに関する調査」によるとエンゲージメント向上に向けた各種取り組みの中で、”ワークライフバランスや多様な働き方の推進” ”福利厚生の充実” は5割近くも取り組みとして掲げられています。

参考リンク
商工中金「中小企業の従業員エンゲージメントに関する調査(2023年8月商工中金景況調査 トピックス調査)2023/10/31」

従業員にとってのメリット

 年次有給休暇の計画的な付与は、従業員にとってメリットがあります。
まず、有給休暇の取得をなかなか言い出しづらい職場においても確実に有給休暇を取得できます。
プライベートの予定を立てることができるため、旅行や家族との時間を充実させることができるでしょう。リフレッシュすることで仕事の生産性も向上すると言われています。

働き方の柔軟性が高まれば、職場への定着意欲も高まると考えられます。

ワークライフバランスや多様な働き方の推進のために

 年次有給休暇の計画的な付与は、ワークライフバランスを実現するための一つの手段として考えられます。
従業員は休暇を計画的に取ることで、仕事とプライベートのバランスを取りやすくなります。
柔軟な働き方が求められている今、計画的な付与は、そのニーズに応えるための一つの方法になると思います。

事業主にとってのメリット

 年次有給休暇は、労働基準法39条に定められた労働者にとっての権利です。
さらに、2019年からは一定の労働者には年5日は必ず時季を定めて『有給休暇を使用』させなければいけないと法律に明記されました。

 有給休暇を随時バラバラに使用させる場合、労働者が「忙しい」などの理由で取れなかったとき、事業主は意図せずまとめて取得させることになります。
 法令順守の観点だけでなく、業務を計画的に行うためにも、有給休暇を計画的に使用させることは事業主にとって意味のあることなのです。

年次有給休暇の計画的付与とは

 では、年次有給休暇の計画的付与とは一体どのようなものでしょうか。
計画的付与は、従業員が予定を立てやすくするため、一定のタイミングで休暇を付与することです。

 従業員が与えられている年次有給休暇のうち、5日を超える部分(10日付与されていたら、10-5=5日間)を計画的付与で使う分にできます。

 就業規則に計画的付与を行う旨を記載のうえ、事業主と労働者で労使協定を結び、具体的な方法を記します。労使協定は労基署への届出不要です。

年次有給休暇の計画的付与に関する就業規則の規定例

(年次有給休暇の計画的付与)
第●条 
労働者代表との書面による協定により、各労働者の有する年次有給休暇日数のうち5日を超える部分について、あらかじめ時季を指定して取得させることがある。

計画的付与の導入の具体例

計画的な付与を導入するためには、いくつかの具体的な方法があります。

①全体の休業による一斉付与方式

 製造部門など、事業場全体を休みにできるような業態の場合、全従業員に対して同じ日に有給休暇を与える一斉付与方式が考えられます。

 

②班・グループ別の交代制付与方式

 定休日を増やすことが難しい事業場では、班・グループ別で交代で年次有給休暇を付与する方式が取られることが多いようです。

 

③計画表による個人別付与方式

 個人別に計画表を作って導入する制度です。
夏季・年末年始・GWや個人的な記念日などに休暇を取ることが考えられます。

 

 

従業員の休暇の希望や予定を把握することが重要

 いずれにせよ、まずは、従業員の意見を聞くことから始めましょう。
従業員の休暇の希望や予定を把握することが重要です。
また、業務のスケジュールを調整するために、従業員同士のコミュニケーションを円滑にすることも大切ですので、会議やツールの利用などで情報共有と連携を図りましょう。

 

終わりに

 年次有給休暇の計画的な付与は、従業員にとっても事業主にとってもメリットがある制度と言えます。
従業員が休暇を計画的に取ることで、仕事とプライベートのバランスを取りやすくなり、ワークライフバランスの重要性が高まる現代において、計画的な付与の導入は企業にとってもメリットがあるでしょう。


従業員エンゲージメントの向上と労働環境の改善に取り組むために、ぜひ計画的付与制度の導入を検討してみてください。

 


(注)当記事におけるテンプレート等の使用によって生じる損害について、弊社はいかなる場合においても一切責任を負いません。あらかじめご了承ください。

年次有給休暇について~年次有給休暇管理簿ひな形

年次有給休暇管理簿は3年間保存

2019年4月1日以降、10日以上の年次有給休暇が付与される労働者に対して使用者は年5日間の指定が義務付けられます。

また、使用者は労働者毎の年次有給休暇管理簿を作成し、3年間保存することが求められます。

 

年次有給休暇の管理簿

そもそも有給休暇の付与日数や消化日数の管理さえしていなかった…という場合、2019年4月に備えてまずは年次有給休暇の管理簿を作成することから始めてください。

 

年次有給休暇管理簿(Excel)はこちら
※各書式はサンプルですので、ご利用にあたっては関係法令等をご参照の上、各社の状況に応じて変更してご使用ください。
なお、掲載する書式集を使用しての一切の責は当事務所では負いかねますのでご了承ください。

Excelの黄色枠内に入社日や有給休暇の使用日を入れると、法定の付与日や付与日数、使用期限(時効)、残日数が簡単に確認できるようになっています。

半日や時間単位取得、フルタイム労働者以外の場合はExcelを編集してご利用ください。

有給休暇の管理で気を付けること

有給休暇の管理で気を付けないといけないことは、使用日と時効の管理です。
(慣れていないと意外と面倒です。。)

従業員数が数十名いる場合は有料ソフトを入れたほうが効率化が図れていいと思いますが、数名程度であればExcel管理で十分かと思います。

Excelも使いなれていない・・という場合は、こちらのpdfで手書きで管理していただくと良いと思います。

年次有給休暇管理簿 (pdf用)はこちら

また、北海道労働局HPに参考様式がありました。ご参照ください。

(佐藤)

年次有給休暇~斉一的付与制度とは?

年次有給休暇の付与日を統一する「斉一的取扱い」

従業員の入社日がバラバラだと年次有給休暇の付与日もバラバラになるため、使用者は管理が煩雑になると思います。
そこで、年次有給休暇は従業員全員の付与日を統一する「斉一的取扱い」という方法が認められています。

気を付けるポイント

通達(基発0331第14号)で以下のような留意点が示されています。

・法定の基準日以前に付与する場合、年次有給休暇の付与要件である8割出勤の算定は、短縮された期間は全期間出勤したものとみなすこと。
・次年度以降の年次有給休暇の付与日についても、初年度の付与日を法定の基準日から繰り上げた期間と同じ又はそれ以上の期間、法定の基準日より繰り上げること。

どういうことかというと・・・

(例)
4/1を付与日(基準日)として統一する場合

4/1入社のは1日も出勤していませんが、「短縮された期間は全期間出勤したものとみなす」ので10日付与の対象になります。
3/1入社の人の出勤率を以下のように算出して、出勤率が8割以上であれば4/1に付与します。

【基準日よりも過去】通常の出勤日数を数える…3/1~3/31
【基準日以降】全期間出勤したものとみなす …4/1~8/31

◎出勤率の計算方法
出勤率=【出勤日数(算定期間の全労働日のうち出勤した日数)】÷【全労働日(算定期間の総暦日数から就業規則で定めた休日を除いた日数)】

※出勤日数には、遅刻・早退した日は含めて、休日出勤した日は除きます。また、次の取扱いに注意してください。

・全労働日の日数から除外(分母の日数を減らす)
(1)使用者の責に帰すべき事由によって休業した日
(2)正当なストライキその他の正当な争議行為により労務が全くなされなかった日
(3)休日労働させた日
(4)法定外の休日等で就業規則等で休日とされる日等であって労働させた日

・出勤日数として取り扱う(分子の日数を減らさない)
(1)業務上の負傷・疾病等により療養のため休業した日
(2)産前産後の女性が労働基準法第65条の規定により休業した日
(3)育児・介護休業法に基づき育児休業または介護休業した日
(4)年次有給休暇を取得した日

付与日と付与日数

ここで疑問になるのは、すべての社員(フルタイム)に入社後4/1に10日付与すればいいのか?ということですが、良く考えると法定を下回るケースがでてしまいます。。。

 

【OK】10/1~4/1入社の社員…4/1に10日付与すれば、法定(入社から半年で10日付与)を下回らない。
【NG】4/2~9/30入社の社員…4/1に10日付与だと半年以上経過するので、法定(入社から半年で10日付与)を下回る。

そこで考えられるのが、
【パターン1】すべての社員に入社日に10日支給し、基準日には出勤率を算定したうえで11日付与する。
【パターン2】入社から基準日まで6か月を超える社員には入社日に10日支給する。
など。。

ただ、【パターン2】だと入社日の違いですぐに使える有給休暇の日数に差がでてしまい、社員が不公平と感じると思います。
不公平感をなくすため、入社日に10日付与しない社員には入社日に応じて比例付与する…と配慮するなど、従業員の代表者等と協議をして会社の実状に合った取扱いになるよう工夫が必要です。

分割付与

分割付与は、10日のうち何日かを繰り上げて付与することです。

例えば4/1に入社した社員に入社時に5日、半年後の10/1に5日(法定の10日―既に付与した5日)付与することもできます。

このケースで気を付けなければいけないことは、通達の「次年度以降の年次有給休暇の付与日についても、初年度の付与日を法定の基準日から繰り上げた期間と同じ又はそれ以上の期間、法定の基準日より繰り上げること。」です。

上記例ですと、次年度の付与日は本来翌年10/1ですが、初年度に10日のうち5日分について6箇月繰り上げているので、同様に6箇月繰り上げて、4月1日に11日付与する場合などが考えられます。

 

(佐藤)

年次有給休暇について~年5日の取得が義務化!

使用者は年5日間の指定が義務

2019年4月1日以降、10日以上の年次有給休暇が付与される労働者に対して、使用者は年5日間の指定が義務付けられます。

(罰則付き。労働基準法第120条)

2019年4月1日以降に変わる事って?

10日以上の年次有給休暇が付与される労働者に対して、使用者は年5日の有休を『使用させる(消化させる)』ことが義務になります。

いままでは有休が付与されていても「1日も使ったことがない…」「使わないまま退職した…」なんてことが当たり前でしたが、それがNGになります。

10日以上の年次有給休暇が付与される労働者とは

では、10日以上の年次有給休暇が付与される労働者とはどういった人でしょうか。

・フルタイム労働者
・週の所定労働時間が30時間以上
・週の所定労働日数が5日以上
・週の所定労働日数が4日で勤続年数3.5年以上
・週の所定労働日数が3日で勤続年数5.5年以上

細かく記載しましたが、要するに『フルタイムで働いている』『フルタイムではないけど社会保険に加入する程度働いている』『週3~4日くらいの勤務だけど勤続年数が長い』従業員は、対象になっている可能性があるということです。

いつからいつまでに有休を使用させればいいの?

「年5日間の指定」の「年」の起算日は、「付与した日」です。

【例。4/1入社の場合】

…付与日は10/1なので、10/1~翌年9/30までの間に年5日消化させる必要があります。


中途採用をしていると入社日はバラバラだと思うので、使用者は管理が煩雑だと思います。付与日がバラバラだと管理が大変で困る・・・という場合、斉一的付与制度の導入をお勧めします。

斉一的付与制度について詳しくはこちら

取得義務への対応

では具体的にどのように有給休暇を使用させればいいのでしょうか。
大きく3パターンに分かれると思います。

①労働者本人の時期指定による付与

労働者本人が時期指定をする、いままで通りの原則です。

既に有休消化率が高く、『対象の従業員すべてが年5日以上消化できているような環境』であれば①で良いと思います。(恐らく既に有給休暇が使用しやすい職場環境が整っていると思います。)

使用者は

・付与日~1年間に年5日消化できているか管理

・取得期限の○か月前になっても消化できていないようであれば本人に声かけをして確実に消化して貰う

ようなルールにすると良いと思います。

②労使協定締結による計画的付与

有休消化率が低く、ほとんどの従業員が取得できていない環境であれば②をお勧めします。

就業規則に計画的付与について定めて労使協定も結ぶ必要がありますが、付与した有給休暇のうち5日を超える日数について『事業場全体による一斉付与』や『班別付与』『個人別付与』ができます。

③労働者本人の希望を聞いたうえで使用者による時期指定

今回の改正のポイントです。『使用者が労働者に取得時期の意見を聴取』し、『労働者の意見を尊重して使用者が取得時期を指定』します。

労働者から有休の取得の申出がしずらい職場環境でも、『使用者が労働者に意見聴取』をして『休ませなければいけない(義務)』というのがこれまでとの大きな違いです。

「取得期限の1ケ月前に5日消化できていないことに気付いた・・!」となると、実際、仕事を回すのが困難になると思います。

年単位や数カ月単位であらかじめ年次有給休暇取得日の計画をたてるか、取得期限の○か月前になったら労働者に意見聴取をする、といったルールを会社で定めると良いと思います。

年次有給休暇の管理簿

「そもそも有給休暇の付与日数や消化日数の管理さえしていなかった・・」という場合、2019年4月に備えて、まずは年次有給休暇の管理簿を作成することから始めてください。

⇒年次有給休暇の管理簿について詳しくはこちら

その他、有給休暇の付与をする条件として、
・付与する日の直前1年間(最初の付与は直前6カ月間)の出勤率が8割以上
・業務上の療養のための休業期間、産休・育休期間、年休をとった日は出勤日として考える
といった従前からのルールもあります。

 

使用者や担当者はいまいちど有給休暇について確認しておくことをお勧めします。

有給休暇ハンドブック(厚生労働省)

 

(佐藤)

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